Взыскание долга по гарантийному письму: как работает документ и что действительно важно при его подготовке

Что такое гарантийное письмо и какой у него юридический смысл

Гарантийное письмо обычно оформляют как деловое письмо должника, которым он подтверждает наличие задолженности и обещает оплатить ее в определенный срок (иногда — по графику). Важный момент: само по себе «гарантийное письмо» не подпадает под понятие «договора», т.е. документа, который регулирует правоотношения сторон.

В то же время, юридическая ценность гарантийного письма состоит в том, что с его помощью можно в том числе:

• подтвердить наличие долга – т.е. письмо выступает как письменное доказательство получения товара или денежных средств;

• фиксировать согласованный новый срок оплаты и изменять другие условия договора (например, определять новый порядок или срок выполнения обязательств по договору, размер пеней и т. п.) – в случае принятия кредитором предложений, изложенных должником в гарантийном письме;

• прервать течение срока исковой давности, так как полученное кредитором гарантийное письмо признается действием должника, свидетельствующим о признании долга, что и предоставляет кредитору дополнительный срок для принудительного судебного взыскания долга;

• подтвердить факт заключения договора, если договор был подписан неуполномоченным лицом или не был подписан сторонами в простой письменной форме.

Именно поэтому формулировки, изложенные в гарантийном письме, имеют серьезное значение для дальнейшего использования документа при разрешении возникшего между сторонами спора. 

Необходимо учитывать, что гарантийное письмо не изменяет условия договора, и если договор между сторонами подписан и в нем содержатся все существенные условия, а также определяются права и обязанности сторон, сроки поставки и оплаты товара, то в подписании гарантийного письма чаще всего будет заинтересован должник, который не успевает в установленный срок выполнить принятые на себя обязательства, чаще всего – обязательства по оплате поставляемого товара (услуг). И в случае, если кредитор примет изложенные в гарантийном письме, предложения должника об изменении срока оплаты, или об изменении иных условий договора, то их лучше дополнительно закрепить в подписанных сторонами приложениях к ранее заключенному договору.

Для кредитора гарантийное письмо будет иметь ценность только в случае необходимости подтверждения выполнения собственных обязательств по договору, либо для прерывания срока исковой давности, или для «исцеления» договора, если он был подписан неуполномоченным лицом.

Как составлять гарантийное письмо

Предлагаем алгоритм составления гарантийного письма, позволяющий его использовать как при переговорах, направленных на отсрочку оплаты долга по договору, заключенному ранее между сторонами, так и для подтверждения факта наличия  договорных отношений между сторонами – при  отсутствии заключенного письменного договора.

1. Определите, что именно «гарантируется»

При подготовке письма определите для себя (для последующего включения в  приложение к гарантийному письму):

• основание долга: № договора, дата, счета/УПД/накладные/акты, период поставки (оплаты);

• точную сумму долга (в рублях) и что в нее входит: поставка товара, оплата товара, основной долг, неустойка/проценты (если признаются);

• предполагаемый новый срок или график оплаты задолженности.

Чем конкретнее идентифицируется обязательство, в отношении которого готовится гарантийное письмо, тем большие юридические «дивиденды» можно будет извлечь в случае его использования в возникшем судебном споре..

2. Обязательные реквизиты письма

В «шапке» и в конце письма обычно указывают:

• кому: наименование кредитора, ИНН/ОГРН, адрес;

• от кого: наименование должника, ИНН/ОГРН, адрес;

• исходящий номер и дата;

• тема: «Гарантийное письмо об оплате задолженности»;

• подпись уполномоченного лица (должность, ФИО)..

Если письмо подписывает не руководитель, данные о котором отражены в едином государственном реестре юридических лиц или в едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей,  необходимо  приложить копию доверенности уполномоченного на подписание лица, так как иначе письмо не будет иметь для кредитора юридической силы, и скорее всего будет отклонено второй стороной без рассмотрения.

3. Рекомендуемое содержание гарантийного письма

Вступление:
Должно содержать факт прямого признания задолженности:

• «Подтверждаем наличие задолженности перед … в виде денежной суммы ХХХХ руб.», или

• «Признаем задолженность по договору …»

Идентификация долга: привязка к документам

В письме необходимо указать:

• № договора и дату;

• счета/накладные/акты подтверждающие факт получения товара или услуг (перечислением или ссылкой на приложение);

• сумму цифрами и прописью.

Обязательство оплатить долг: срок или график возврата денежных средств

Лучше всего определить точную дату:

«Обязуемся оплатить задолженность в полном объеме в срок до ХХ.ХХ.ХХХХ г. включительно».

Если платежей несколько — можно предложить оплату  по графику, прилагаемому к письму: с указанием даты оплаты и суммы по каждому траншу, по необходимости указывается назначение платежа.

В гарантийное письмо может быть включена просьба о не начислении санкций/не обращении в суд до определенной даты. Данное обращение должно излагаться в корректной и уважительной форме.

Дополнительные условия (по необходимости)

Если имеются определенные предварительные договоренности с кредитором, то  можно указать:

• порядок оплаты (одним платежом/частями);

• условия об ответственности за неисполнение условий гарантийного письма — только если стороны это согласовали и готовы исполнять;

Финал: подтверждение намерений и контакты

• в завершении Гарантийного письма указывается контактное лицо, телефон, email;

4. Формулировки, которые усиливают письмо

В случае, если должник хочет достигнуть реального результата (отсрочки платежа, неприменения санкций за просрочку), при подготовке гарантийного письма используйте конкретные формулировки:

• «признаем задолженность»

• «взыскание задолженности»

• «обязуемся оплатить»

• «сумма задолженности составляет …»

• «в срок до …»

• «назначение платежа: погашение задолженности по договору …»

5. Каких фраз лучше избегать

При подготовке письма необходимо избегать обтекаемых, неконкретных формулировок:

• «в ближайшее время», «по возможности»;

• общей фразы без суммы: «гарантируем оплату» без цифр;

• отсутствия основания: без договора/счетов/актов;

• «условных» обещаний: «если будут деньги», «после поступления оплаты от наших клиентов»;

• противоречий (например, в письме одна сумма, в акте — другая).

Шаблон гарантийного письма

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
об оплате задолженности

Исх. № ___ от «__» ________ 20__ г.

Кому: ____________________________ (кредитор, реквизиты)
От:   ____________________________ (должник, реквизиты)

Настоящим подтверждаем наличие задолженности перед ____________________________ по договору № ___ от «__» ________ 20__ г.

Сумма задолженности составляет ________ (__________) руб., в том числе:
— основной долг: ________ руб.
(при необходимости: — неустойка/проценты: ________ руб.)

Обязуемся оплатить указанную задолженность в срок до «__» ________ 20__ г. включительно
на следующие реквизиты: ____________________________.

(Если нужен график) Оплата производится по графику согласно Приложению № 1,
являющемуся неотъемлемой частью настоящего письма.

Контактное лицо по вопросам оплаты: ____________________, тел. ____________, email ____________.

Должность ____________ /ФИО/ ____________
Подпись ____________    М.П. (при использовании)

Приложение:
Приложение № 1. График погашения задолженности на __ л.

Скачать шаблон гарантийного письма (PDF)

Когда взыскание по гарантийному письму реально работает

Как мы указали выше, гарантийное письмо является для должника одним из способов получить отсрочку в выполнении своих обязательств перед кредитором, а для кредитора –дополнительным доказательством при обращении в суд для принудительного взыскания долга, подтверждающим наличие невыполненных должником обязательств.

Суды, как правило, воспринимают гарантийное письмо не «вместо договора», а в связке с основными документами: договором/счетами/актами/накладными/перепиской о поставке или услугах.

Так в случае, если:

• представлен  договор и/или  иные документы, подтверждающие наличие возникших между сторонами правоотношений в области поставки, подряда, оказания услуг, предоставления займа и т.д.

• подтвержден факт исполнения обязательств со стороны кредитора (имеются акты, накладные, УПД, переписка, частичная оплата),

то наличие гарантийного письма позволит дополнительно конкретизировать: 

• сумму долга;

• основание его возникновения;

• срок исполнения  обязательства по оплате;

• а также подтвердить факт признания со стороны должника выполнение кредитором принятых на себя обязательств.

В такой ситуации гарантийное письмо часто становится тем самым важным дополнительным аргументом, который превращает спор из «абстрактного» в «реальный» - долг признан, срок нарушен.

В то же время в случае, если поставка товара или услуг осуществлялась при отсутствии подписанного между сторонами договора, гарантийное письмо превращается для кредитора из рядового документа, дополнительно подтверждающего выполнение обязательств перед должником, в одно из основных доказательств, подтверждающих факт наличия между сторонами договорных отношений. 

Гарантийное письмо, как основание для восстановления срока исковой давности

В соответствии с положениями ст. 203 ГК РФ, течение срока исковой давности прерывается действиями должника, свидетельствующими о признании долга. После перерыва срок начинает течь заново. 

Кредиторы и рассматривают гарантийное письмо как действия, направленные на письменное подтверждение наличия долга и восстановление срока исковой давности. Такой же практики придерживаются и судебные инстанции.

Однако при этом надо учитывать, что гарантийное письмо прерывает срок исковой давности, только если из текста понятно, какой именно долг признается. То есть, если между сторонами заключено несколько договоров,  письмо подготовленно «в общем виде», суд может решить, что невозможно определить обязательство, в отношении которого было признано наличие задолженности перед кредитором, и тогда про перерыв давности говорить сложно.

Также важно помнить: признание части долга (или частичная оплата) не всегда автоматически означает признание долга целиком — если должник это отдельно не подтвердил.

Таким образом, если для восстановления срока исковой давности наличие гарантийного письма очень важно для кредитора, то настолько же недобросовестный дебитор, учитывая данную особенность гарантийного письма, будет избегать его подготовки и направления в адрес контрагента.

Типовые ошибки, из-за которых кредитор не сможет использовать гарантийное письмо как доказательство в споре с должником

Для использования гарантийного письма в качестве доказательства в судебном споре, необходимо определить – соответствует ли оно требованиям, предъявляемым действующим процессуальным законодательством к письменным документам, признаваемым по делу в качестве доказательств, т.е.  – содержит ли сведения о фактах, на основании которых суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения лиц, участвующих в деле, а также иные обстоятельства, имеющие значение для правильного рассмотрения дела.

Таким образом, гарантийное письмо не будет признанно судом в качестве надлежащего доказательства, если в его содержании:

1. Будет отсутствовать  привязка к основанию возникновения долга, не будут указаны договор, счет, накладная, акт о передаче товаров, услуг, период поставки или оплаты, номер заявки или другие документы, отражающие условия заключения и исполнения договора;

2. Будет указана «размытая» сумма погашаемой задолженности, к примеру: «погасим задолженность» без указания конкретной суммы  или без расшифровки, что входит в сумму, указанную в письме (основной долг/пени/проценты).

3. Срок погашения/исполнения по договору будет определяться без указания конкретных дат: «в ближайшее время», «по мере возможности».

4. Отраженные первичные документы не будут соответствовать реальным бухгалтерским данным или ранее осуществленной сторонами  переписке.

Приложение такого гарантийного письма к материалам судебного спора только навредит интересам Стороны, которая его использовала в качестве доказательства, подтверждающего наличие долга.

И даже если письмо будет содержать всю необходимую информацию, но будет подписано  неуполномоченным лицом, то такое гарантийное письмо также не рекомендуется использовать в судебном споре.

Вывод

Взыскание по гарантийному письму — это специальный механизм, направленный на дополнительную защиту прав контрагента, при возникновении долговых обязательств на основании возникших между сторонами правоотношений. Гарантийное письмо работает лучше всего как доказательство подтверждения наличия долга и (иногда) как фиксация новых сроков/условий оплаты. Чем точнее в нем будет идентифицирован долг и чем полнее указан комплект первичных документов, на основании которых было подготовленно гарантийное письмо, тем выше шансы на быстрое и предсказуемое разрешение спора.

Если вам сложно разобраться самостоятельно в юридических тонкостях подготовки гарантийных писем, специалисты юридической компании «Неделько и партнеры» всегда готовы прийти к вам на помощь. Ждем ваших обращений.

автор статьи:
Старший юрист
ЮК «Неделько и партнеры»
Сичинский А.З.