Утрата первички: последствия и пути минимизации рисков

На тему как избежать доначисления налогов, пеней и штрафов в результате исчезновения документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций, размышляет Марина Клепко.

b35340355afa6a37bdd9b66ec688eafdЦели: избежать доначисления налогов, пеней и штрафов в результате исчезновения документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций

Как действовать: предпринять ряд превентивных мер и подтвердить свою добросовестность.

Ключевой совет: все выводы инспекции о доначислении налогов должны быть обоснованы и документально подтверждены.

 
В течение четырех лет компания должна хранить все данные бухгалтерского и налогового учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, в том числе первичку, подтверждающую доходы, расходы предприятия и факт уплаты налогов (подп.8 п.1 статья 23 НК РФ). Если ваше предприятие не обеспечит документальное подтверждение сумм налогов, ему грозит получить доначисление налогов (пеней, штрафов), административная, налоговая и даже уголовная ответственность.
 
Способы минимизации рисков.
 
Размер санкций и порядок их применения в некоторой степени зависит от добросовестности налогоплательщика, определять которую будет инспекция при проверке или арбитражный суд при налоговом споре. Чтобы не оказаться в их глазах недобросовестным вашему предприятию надо показать, что были предприняты все необходимые действия для установления причин утраты документов и их восстановления.
  1. Если первичка пострадала в результате чрезвычайной ситуации (стихийное бедствие, затопление, пожар, хищение), нужно незамедлительно направить соответствующее заявление в орган, уполномоченный вести расследование: при хищении – в полицию, при затоплении – в коммунальные службы, при пожаре – в МЧС и т.д. Важно, чтобы заявление было зарегистрировано в соответствующем журнале входящих обращений и у вашего предприятия остались доказательства его отправки. При этом нужно помнить, что такого рода выезды не входят в прямые должностные обязанности полицейских и пр. Если они будут уклоняться от участия в расследовании, надо написать их руководителю письмо (с отметкой о вручении) с просьбой направить в адрес предприятия своего сотрудника в указанное время и дату для участия в расследовании и подписании акта. Если представитель службы не явился и не принял участие в расследовании, нужно сделать соответствующую отметку в акте, сославшись на отправленное ранее письмо.
  2. Организовать внутреннюю комиссию по расследованию причин утраты документов (приказ руководителя), составить акт, где будут изложены эти причины и виновные лица. Налоговики в ходе проверки могут опросить всех указанных в акте лиц в качестве свидетелей, предупредив их об уголовной ответственности за дачу ложных показаний. И если в своих показаниях они, например, укажут, что фактически не принимали участия в расследовании, а «просто» подписывали документы, ваше предприятие причислят к разряду недобросовестных налогоплательщиков.
  3. К составляемому акту расследования приложите справки из соответствующих инстанций (справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания, уведомление из следственных органов о возбуждении дела о краже, справка из ДЭЗ/РЭУ о факте и причинах затопления, документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации и т.п.). Важно, чтобы эти документы содержали точную дату и место события, имели необходимые реквизиты (дата, исходящий номер), были подписаны уполномоченным лицом с указанием его должности и фамилии с инициалами, были зарегистрированы в журнале исходящей документации. Будьте готовы к тому, что налоговая инспекция проверит, действительно ли выдавались эти справки и должным ли образом они зарегистрированы.
  4. Если в утрате документов виноват сотрудник вашей компании, необходимо оформить приказ о привлечении его к дисциплинарной ответственности. При этом должен быть соблюден порядок, предусмотренный трудовым законодательством. Если действия содержат признаки уголовного деяния (сознательное уничтожение документов в целях сокрытия какой-либо информации и др.), об этом факте нужно письменно сообщить в полицию.
  5. Проведите инвентаризацию утраченных документов. Желательно установить их точный перечень с указанием реквизитов и оформить соответствующий акт. Если установить такой детальный перечень невозможно, в акте нужно указать документы, реквизиты которых известны, и документы, которые предположительно были утрачены с обоснованием указанного предположения.
  6. Постарайтесь восстановить утраченные документы. Не стоит ждать, когда инспекция запросит утраченные документы. Меры по их восстановлению компания должна предпринять немедленно после обнаружения утраты. При этом у вас должны остаться письменные доказательства, свидетельствующие о том, что были предприняты необходимые действия: письменные запросы контрагентам, в банки и другим лицам (с отметкой о вручении или почтовыми квитанциями об отправлении по почте). Если было утрачено большое количество документов, приказом назначьте сотрудника (или группу сотрудников) компании, ответственного за восстановление, который регулярно будет предоставлять вам письменные отчеты о работе.
Если проверка началась.
Перечисленные выше действия носят превентивный характер. Теперь рассмотрим, что предпринять в случае, если утраченные документы не восстановлены (или восстановлены не полностью), а налоговая проверка уже началась.
    1. По требованию инспекции предоставьте максимально возможное количество запрашиваемых документов (в том числе восстановленные копии). Дополнительно письменно сообщите налоговой об утрате документов и работе по их восстановлению, попросите продлить срок их предоставления. К указанному письму приложите все оправдательные документы. Документальное подтверждение (акт о пожаре, о затоплении и т.п.) может быть основанием для продления срока подачи утраченных документов, но не освободит компанию от обязанности предоставить оправдательные документы, затребованные при проверке.
    2. Если не удалось восстановить утраченные документы и предоставить документальное подтверждение обоснованности налоговых вычетов и расходов, сумма налогов будет определена инспекцией исходя из расчетного метода.
      • по налогу на прибыль – расчетным путем на основании имеющейся информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках;
      • по НДС – расчетным путем будет исчислена налоговая база по НДС, а вот для применения налоговых вычетов обязательно нужны счета-фактуры (п. 1 ст. 169 НК РФ). Нет счетов-фактур – нет вычетов. И неважно, по какой причине произошла утрата документов. Эта правовая позиция отражена в постановлениях Президиума ВАС РФ от 09.03.2011 №14473/10, от 09.11.2010 №6961/10, от 30.10.2007 №8686/07. В этом случае налоговая инспекция на практике пользуется простым способом: налоговую базу определяет по данным деклараций, ранее предоставленных компанией, а неподтвержденные счетами-фактурами налоговые вычеты исключает.

В этом случае отстаивать свои права можно единственным способом – оспаривать решение налоговой о доначислении налогов и сборов в конкретном случае при конкретных обстоятельствах. Так, например, для оспаривания решения налоговиков можно отнести следующие основания:

  • обоснованность выбора аналогичного налогоплательщика (соответствие видов деятельности, сведений о выручке от реализации продукции в расчете на одного работающего, численность работников сравниваемых компаний, территориальная расположенность в границах одного субъекта и др.). Иными словами, придется выявить существенные различия хозяйственной деятельности вашего предприятия и аналогичной компании, выбранной инспекцией.
  • обязанность налоговиков использовать информацию о вашем предприятии за прошлые отчетные периоды.

Отмечу, что все выводы инспекции о доначислении налогов должны быть обоснованы и документально подтверждены. И пока она не докажет вину вашего предприятия, будет действовать презумпция невиновности налогоплательщика.

Чем рискует компания, утратившая первичку.

Налоговая ответственность 

  • 200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п.1 ст.126 НК РФ);
  • 10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период (п. 1 ст. 120 НК РФ);
  • 30 000 рублей – при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ); – штрафные санкции в размере 20 процентов от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Административная ответственность

Согласно статье 15.11 КоАп РФ, если были нарушены сроки хранения (уничтожения) документов ранее установленного времени, которые повлекли уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10 процентов, на должностных лиц накладывается штраф от 2000 до 3000 рублей.

Уголовная ответственность 

  • при неисполнении в личных интересах обязанностей налогового агента по исчислению, удержанию или перечислению налогов и (или) сборов в крупных размерах должностное лицо наказывается штрафом (100–300 тыс. руб.), либо удержанием зарплаты (за 1–2 года), либо арестом на срок до 2 лет с лишением права занимать аналогичную должность в течение 3-х лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ);
  • аналогичное деяние, но уже в особо крупных размерах карается штрафом от 200 до 500 тыс. рублей, либо удержанием заработной платы от 1 до 3 лет, либо арестом до 5 лет с лишением права занимать прежнюю должность в течение 3-х лет или без него (ч. 2 ст. 199 УК РФ).

 

Похожие статьи

Уточнить информацию у юристов

Отправляя информацию, вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Спасибо, что обратились в
Юридическую компанию «Неделько и Партнеры».

В ближайшее (рабочее) время наш специалист с Вами свяжется.
Открыть форму заявки

Оферта

Услугу по подготовке юридического заключения об объекте недвижимости оказывает ООО Юридическая компания «Неделько и партнеры» (ИНН 7719433327, ОГРН 5157746157311).

Смотреть пример юридического заключения

Ознакомьтесь с условиями оказания услуг по подготовке юридического заключения о результатах проверки недвижимости:

Нажимая кнопку “Далее”, я подтверждаю, что ознакомился и согласен с Договором-офертой и Политикой по обработке персональных данных.

Уточнить информацию у юристов

Для заказа юридической проверки недвижимости Вам нужно иметь на руках следующие документы:

  • Выписка из ЕГРН, полученная не более 3-х месяцев назад, или открытие собственником недвижимости своих данных в выписке из ЕГРН путем подачи соответствующего заявления в Росреестр; Внимание! С 1 марта 2023 года третьи лица могут получить данные из ЕГРН, содержащие персональные данные собственника недвижимости, только при условии, если гражданин открыл сведения о фамилии, имени и отчестве по специальному заявлению. Для этого в любой удобной форме, в том числе онлайн, собственник может обратиться в Росреестр и внести соответствующую запись в ЕГРН. В частности, заявления о раскрытии сведений о персональных данных владельцев недвижимости могут быть поданы через сайт Росреестра, МФЦ, Единый портал государственных услуг.
  • Правоустанавливающие документы на квартиру (договоры купли-продажи, дарения, приватизации, мены, свидетельство о праве на наследство и т.п.);
  • Копии паспортов всех собственников - физических лиц;
  • Учредительные документы + протокол о назначении руководителя — для собственников - юридических лиц;
Уточнить информацию у юристов

Необходимо заполнить хотя бы одно из полей

пример: Московская обл., г. Мытищи, ул. Строителей д. 1 корп. 1, кв. 1
или
пример: 11:22:123456:789

Вы можете загрузить выписку из ЕГРН либо просто подтвердить, что собственник недвижимости открыл свои персональные данные в выписке из ЕГРН путем подачи соответствующего заявления в Росреестр

Перетащите сюда файл или выберите из папки Выбрать

Внимание! С 1 марта 2023 года третьи лица могут получить данные из ЕГРН, содержащие персональные данные собственника недвижимости, только при условии, если гражданин открыл сведения о фамилии, имени и отчестве по специальному заявлению. Для этого в любой удобной форме, в том числе онлайн, собственник может обратиться в Росреестр и внести соответствующую запись в ЕГРН. В частности, заявления о раскрытии сведений о персональных данных владельцев недвижимости могут быть поданы через сайт Росреестра, МФЦ, Единый портал государственных услуг.

Любой документ, подтверждающий право собственности продавца. Например, договор купли-продажи, договор дарения, договор мены, свидетельство о праве на наследство и т.п.

Перетащите сюда файл или выберите из папки Выбрать

Внимание! Нужны все страницы документа. Шрифт должен четко читаться.

Собственник:
Для физических лиц

Потребуются: основной разворот паспорта с фотографией, страница со всеми регистрациями (для проверки судов) и сведения о раннее выданных паспортах

Для юридических лиц

Потребуются: устав, протокол (решение) о назначении руководителя

Перетащите сюда файл или выберите из папки Выбрать

Приложите дополнительные документы, если они имеются: согласие супруга/супруги на отчуждение недвижимости, брачный договор, архивная выписка из домовой книги и т.п.

Перетащите сюда файл или выберите из папки Выбрать

Как к Вам обращаться?

Как с Вами можно оперативно связаться?

На какой e-mail Вам отправить отчет?

(потребуется подтвердить адрес)

На ваш e-mail отравлен проверочный код с адреса no‑reply@ndprt.ru.

Обычно сообщение приходит в течение 1-3 минут. Если не увидели письмо во входящих – проверьте папку СПАМ или РАССЫЛКИ.

Введите проверочный код

Неверный проверочный код
через 30 секунд

Еще раз проверьте правильность введённой Вами информации на предыдущих шагах и прикрепленные файлы. После нажатия кнопки «Оплатить» Вы не сможете что-либо изменить в заявке и перейдете на форму оплаты. После оплаты Вы получите уведомление по электронной почте, а мы приступим к работе. Если у нас будут вопросы по документам, мы с Вами свяжемся.

Осталось оплатить наши услуги в размере 5.900 рублей

Мы подготовим отчет в течение 3-х рабочих дней и отправим Вам его по электронной почте. Если у нас будет вопросы или потребуются дополнительные документы, мы с Вами свяжемся.