Утрата первички: последствия и пути минимизации рисков

 

В течение четырех лет компания должна хранить все данные бухгалтерского и налогового учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, в том числе первичку, подтверждающую доходы, расходы предприятия и факт уплаты налогов (подп.8 п.1 статья 23 НК РФ). Если ваше предприятие не обеспечит документальное подтверждение сумм налогов, ему грозит получить доначисление налогов (пеней, штрафов), административная, налоговая и даже уголовная ответственность.

 

 

Размер санкций и порядок их применения в некоторой степени зависит от добросовестности налогоплательщика, определять которую будет инспекция при проверке или арбитражный суд при налоговом споре. Чтобы не оказаться в их глазах недобросовестным вашему предприятию надо показать, что были предприняты все необходимые действия для установления причин утраты документов и их восстановления.

1. Если первичка пострадала в результате чрезвычайной ситуации (стихийное бедствие, затопление, пожар, хищение), нужно незамедлительно направить соответствующее заявление в орган, уполномоченный вести расследование: при хищении – в полицию, при затоплении – в коммунальные службы, при пожаре – в МЧС и т.д. Важно, чтобы заявление было зарегистрировано в соответствующем журнале входящих обращений и у вашего предприятия остались доказательства его отправки. При этом нужно помнить, что такого рода выезды не входят в прямые должностные обязанности полицейских и пр. Если они будут уклоняться от участия в расследовании, надо написать их руководителю письмо (с отметкой о вручении) с просьбой направить в адрес предприятия своего сотрудника в указанное время и дату для участия в расследовании и подписании акта. Если представитель службы не явился и не принял участие в расследовании, нужно сделать соответствующую отметку в акте, сославшись на отправленное ранее письмо.
2. Организовать внутреннюю комиссию по расследованию причин утраты документов (приказ руководителя), составить акт, где будут изложены эти причины и виновные лица. Налоговики в ходе проверки могут опросить всех указанных в акте лиц в качестве свидетелей, предупредив их об уголовной ответственности за дачу ложных показаний. И если в своих показаниях они, например, укажут, что фактически не принимали участия в расследовании, а «просто» подписывали документы, ваше предприятие причислят к разряду недобросовестных налогоплательщиков.
3. К составляемому акту расследования приложите справки из соответствующих инстанций (справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания, уведомление из следственных органов о возбуждении дела о краже, справка из ДЭЗ/РЭУ о факте и причинах затопления, документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации и т.п.). Важно, чтобы эти документы содержали точную дату и место события, имели необходимые реквизиты (дата, исходящий номер), были подписаны уполномоченным лицом с указанием его должности и фамилии с инициалами, были зарегистрированы в журнале исходящей документации. Будьте готовы к тому, что налоговая инспекция проверит, действительно ли выдавались эти справки и должным ли образом они зарегистрированы.
4. Если в утрате документов виноват сотрудник вашей компании, необходимо оформить приказ о привлечении его к дисциплинарной ответственности. При этом должен быть соблюден порядок, предусмотренный трудовым законодательством. Если действия содержат признаки уголовного деяния (сознательное уничтожение документов в целях сокрытия какой-либо информации и др.), об этом факте нужно письменно сообщить в полицию.
5. Проведите инвентаризацию утраченных документов. Желательно установить их точный перечень с указанием реквизитов и оформить соответствующий акт. Если установить такой детальный перечень невозможно, в акте нужно указать документы, реквизиты которых известны, и документы, которые предположительно были утрачены с обоснованием указанного предположения.
6. Постарайтесь восстановить утраченные документы. Не стоит ждать, когда инспекция запросит утраченные документы. Меры по их восстановлению компания должна предпринять немедленно после обнаружения утраты. При этом у вас должны остаться письменные доказательства, свидетельствующие о том, что были предприняты необходимые действия: письменные запросы контрагентам, в банки и другим лицам (с отметкой о вручении или почтовыми квитанциями об отправлении по почте). Если было утрачено большое количество документов, приказом назначьте сотрудника (или группу сотрудников) компании, ответственного за восстановление, который регулярно будет предоставлять вам письменные отчеты о работе.

Если проверка началась.

Перечисленные выше действия носят превентивный характер. Теперь рассмотрим, что предпринять в случае, если утраченные документы не восстановлены (или восстановлены не полностью), а налоговая проверка уже началась.

1. 1. По требованию инспекции предоставьте максимально возможное количество запрашиваемых документов (в том числе восстановленные копии). Дополнительно письменно сообщите налоговой об утрате документов и работе по их восстановлению, попросите продлить срок их предоставления. К указанному письму приложите все оправдательные документы. Документальное подтверждение (акт о пожаре, о затоплении и т.п.) может быть основанием для продления срока подачи утраченных документов, но не освободит компанию от обязанности предоставить оправдательные документы, затребованные при проверке.
   2. Если не удалось восстановить утраченные документы и предоставить документальное подтверждение обоснованности налоговых вычетов и расходов, сумма налогов будет определена инспекцией исходя из расчетного метода.
      • по налогу на прибыль – расчетным путем на основании имеющейся информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках;
      • по НДС – расчетным путем будет исчислена налоговая база по НДС, а вот для применения налоговых вычетов обязательно нужны счета-фактуры (п. 1 ст. 169 НК РФ). Нет счетов-фактур – нет вычетов. И неважно, по какой причине произошла утрата документов. Эта правовая позиция отражена в постановлениях Президиума ВАС РФ от 09.03.2011 №14473/10, от 09.11.2010 №6961/10, от 30.10.2007 №8686/07. В этом случае налоговая инспекция на практике пользуется простым способом: налоговую базу определяет по данным деклараций, ранее предоставленных компанией, а неподтвержденные счетами-фактурами налоговые вычеты исключает.

В этом случае отстаивать свои права можно единственным способом – оспаривать решение налоговой о доначислении налогов и сборов в конкретном случае при конкретных обстоятельствах. Так, например, для оспаривания решения налоговиков можно отнести следующие основания:

• обоснованность выбора аналогичного налогоплательщика (соответствие видов деятельности, сведений о выручке от реализации продукции в расчете на одного работающего, численность работников сравниваемых компаний, территориальная расположенность в границах одного субъекта и др.). Иными словами, придется выявить существенные различия хозяйственной деятельности вашего предприятия и аналогичной компании, выбранной инспекцией.

• обязанность налоговиков использовать информацию о вашем предприятии за прошлые отчетные периоды.

Отмечу, что все выводы инспекции о доначислении налогов должны быть обоснованы и документально подтверждены. И пока она не докажет вину вашего предприятия, будет действовать презумпция невиновности налогоплательщика.

Чем рискует компания, утратившая первичку.

Налоговая ответственность 

• 200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п.1 ст.126 НК РФ);
• 10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период (п. 1 ст. 120 НК РФ);
• 30 000 рублей – при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ); – штрафные санкции в размере 20 процентов от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Административная ответственность

Согласно статье 15.11 КоАп РФ, если были нарушены сроки хранения (уничтожения) документов ранее установленного времени, которые повлекли уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10 процентов, на должностных лиц накладывается штраф от 2000 до 3000 рублей.

Уголовная ответственность 

• при неисполнении в личных интересах обязанностей налогового агента по исчислению, удержанию или перечислению налогов и (или) сборов в крупных размерах должностное лицо наказывается штрафом (100–300 тыс. руб.), либо удержанием зарплаты (за 1–2 года), либо арестом на срок до 2 лет с лишением права занимать аналогичную должность в течение 3-х лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ);
• аналогичное деяние, но уже в особо крупных размерах карается штрафом от 200 до 500 тыс. рублей, либо удержанием заработной платы от 1 до 3 лет, либо арестом до 5 лет с лишением права занимать прежнюю должность в течение 3-х лет или без него (ч. 2 ст. 199 УК РФ).